Die 7 häufigsten Fehler in der IT-Organisation und wie Sie diese vermeiden

Es hat sich herauskristallisiert, dass es immer wieder an den gleichen Dingen scheitert, damit eine IT-Organisation wirklich effizient arbeiten kann. Dabei ist mittlerweile überall bekannt, dass die IT-Organisation als Business-Partner und Innovator eine große Rolle spielt, um im Markt und Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu sein. Doch in der Praxis schleichen sich oft Fehler ein, die nicht nur Zeit und Geld kosten, sondern auch die gesamte IT-Strategie ausbremsen können. In diesem Artikel möchte ich daher die sieben häufigsten Fehler in der IT-Organisation genauer beleuchten und zeigen, wie Sie diese vermeiden können.

Fehler No. 1: Fehlende oder unzureichende IT-Strategie

Ich sehe leider noch zu häufig viele Unternehmen, die in Technologie investieren ohne eine klare IT-Strategie zu verfolgen. Das führt zu Projekten ohne echten Transformationscharakter und die Projekte ziehen sich ewig in die Länge und die geplanten Budgets sind nicht einhaltbar.

Lösung:

Entwickeln Sie eine IT-Strategie [–> ausführliche Anleitung hier!], die zunächst genau schaut, was das Unternehmen im Markt und in den Fachbereichen wirklich braucht. Dann entwickeln Sie daraus Maßnahmen und bringen Sie diese mit Hilfe einer IT-Roadmap auf eine mit der Geschäftsführung abgestimmte Zeitachse, so dass die strategisch wichtigen Dinge zuerst erreicht werden können. Planen Sie schon jetzt genau ein, welche Ressourcen in Form von Investitionen und Skills sowie Personal dafür benötigt werden.

Fehler No. 2: Mangelnde Kommunikation zwischen IT und Fachabteilungen

Wenn IT-Abteilung und Fachbereiche nicht effektiv zusammenarbeiten, entstehen Missverständnisse, die Projekte verzögern und die Effizienz mindern. Man spricht von fehlendem Business-/IT-Alignment.

Lösung:

Etablieren Sie klare Kommunikationskanäle und fördern Sie eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachbereichen. Regelmäßige Meetings, gemeinsam neu gestaltete Prozesse im Anforderungs- und Portfoliomanagement mit gemeinsamen Gremien können hier schnell Abhilfe schaffen.

Fehler No. 3: Unzureichende IT-Sicherheitsmaßnahmen

Das Thema IT-Security ist mittlerweile bei allen Geschäftsführern und Vorständen angekommen und es wurde schon viel investiert. Dennoch unterschätzen viele Unternehmen weiterhin, dass eine Einmalinvestition in IT-Security noch nicht ausreicht und das Unternehmen trotzdem noch anfällig für Cyberangriffe ist.

Lösung:

Investieren Sie in moderne IT-Sicherheitslösungen und vor allem schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der IT aber vor allem auch in den Fachbereichen im Umgang mit potenziellen Bedrohungen. Ein dedizierter IT-Sicherheitsbeauftragter (CISO) als Stabsstelle des CIOs sorgt für die kontinuierliche Betrachtung des IT-Security-Themas und schafft Sicherheit.

Fehler No. 4: Veraltete Technologien

Trotz der vielen Transformationsprojekte in den letzten Jahren und den vielen S4/HANA-Einführungen, gibt es immer noch viele Unternehmen die in einer heterogenen und vor allem oftmals stark gecustomizten Umgebung von ERP, CRM oder MES leben und arbeiten. Die Nutzung veralteter IT-Systeme führt nicht nur zu Ineffizienz und höheren Kosten, sondern stellt oftmals ein echtes Unternehmensrisiko dar (aufgrund von Kopfmonopolen und Abhängigkeiten von Personal) und macht das Unternehmen damit immer weniger wettbewerbsfähig.

Lösung:

Führen Sie regelmäßige IT-Assessments und Technologie-Audits durch und planen Sie rechtzeitig Upgrades oder Migrationen. Eine klare IT-Roadmap hilft, den Übergang zu neuen Technologien effizient und reibungslos zu gestalten.

Fehler No. 5: Fehlendes Anforderungsmanagement

Ein fehlendes oder unzureichendes Anforderungsmanagement führt oft zu Frustration bei den Nutzern und ineffizienten IT-Lösungen. Fehlende Priorisierungen, nie fertig werdende Projekte und oft viel zu kleinteilige oder nicht strategisch wichtige Change Requests sind das größte Hindernis für Innovationen von Unternehmen in ihrem Markt.

Lösung:

Etablieren Sie ein strukturiertes Anforderungsmanagement, das die Bedürfnisse der Fachabteilungen erfasst, priorisiert und dokumentiert. Ein dedizierter Anforderungsmanager muss als Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen fungieren und sicherstellen, dass IT-Lösungen zielgerichtet und effektiv sind.

Fehler No. 6: Unzureichende Investitionen in Mitarbeiterqualifikation

Nicht nur IT-Mitarbeiter, die nicht auf dem neuesten Stand der Technik sind, sind ein Hindernis für eine effiziente IT. Auch User und Fachbereiche müssen ständig geschult und auf einen Wissensstand gebracht werden, welcher ein optimales Business-/IT-Alignment fördert. Es geht dabei nicht nur um IT- und Anwenderwissen, sondern um Projektmanagement, Portfolio- und Führungswissen, welches dafür sorgt, dass IT-Transformationen gelingen können.

Lösung:

Investieren Sie in regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen für Ihre Mitarbeiter. Dies fördert nicht nur ihre Kompetenz, sondern erhöht auch ihre Motivation und Bindung an das Unternehmen.

Fehler No. 7: Fehlende Priorisierung von Projekten

Wenn zu viele IT-Projekte gleichzeitig laufen, fehlen oft klare Prioritäten. Dies führt zur Überlastung und Frust von Mitarbeitern, nicht einhaltbaren Budgets und mindert die Qualität der Projektergebnisse erheblich.

Lösung:

Nutzen Sie ein Portfolio-Management-System, um Projekte zu priorisieren und Ressourcen effektiv zuzuweisen. Ein erfahrener Portfolio-Manager kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und den maximalen Nutzen aus Ihren IT-Investitionen zu ziehen.

Fazit

Wenn die Geschäftsführung in diesen sieben Themen eng mit dem Cio zusammenarbeitet und die Lösungen beherzigt, dann kann sehr schnell die IT wesentlich effektiver die Unternehmensziele unterstützen. Es braucht dafür die klare IT-Strategie, eine offene Kommunikation zwischen IT und Fachabteilungen sowie die Bereitschaft, in Sicherheit, Technologie und Mitarbeiter zu investieren. Mit dieser Herangehensweise wird Ihre IT-Abteilung nicht nur ein Kostenfaktor, sondern ein zentraler Treiber für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Herzliche Grüße und viel Erfolg beim Umsetzen wünscht Ihnen

Volker Johanning