Viele ERP-Projekte werden aus der Not heraus geboren. Das alte ERP ist nicht mehr im Support und/oder ein Update ist mehr möglich. Man hat das bestehende ERP gecustomized bis sich die Balken biegen und die Geschäftsführung bemerkt durch Zufall, dass auf einmal bei den Umsatz- und Ergebniszahlen Äpfel mit Birnen verglichen werden.

Dann wird leider zu oft einfach die Marktrecherche gestartet und es werden ein paar Systemhäuser eingeladen. Die versprechen natürlich schnelle Besserung des bestehenden Zustands. Man schaut sich eine paar Referenzen an und wenn sich das alles einigermaßen plausibel anhört, wird der Startschuss für die ERP-Einführung gedrückt.

Am Ende solcher Geschichten steht dann häufig ein ordentlicher Millionenbetrag und wenn man Glück hat eine einigermaßen über die Bühne gegangene Einführung des ERP-Systems. Meistens ist es aber eher so: Das Geld ist weg und die Einführung wurde schon zweimal probiert und beim dritten Mal einfach durchgewunken (Wenn es wirklich mal nicht geklappt hat, dann hilft dieser Artikel weiter!). Ist der Zustand jetzt besser als vorher? Meistens nicht!

Woran liegt das?

Es fehlt(e) eine ERP-Strategie.

Es ist schon viel über die Auswahl eines ERP-Systems geschrieben worden und es existieren zigfach Excel-Listen mit Auswahlkriterien. Das ist alles gut und schön, aber das Wichtigste wurde vergessen, nämlich die Antwort zu den folgenden Fragen:

  • Was ist das Ziel und der Sinn einer ERP-Einführung?
  • Was ist hinterher besser als heute?
  • Welcher Nutzen und Mehrwert steht den immensen Kosten gegenüber?

Diese Fragen drehen sich primär um das WARUM und WIESO! Denn ohne Sinn und Ziel macht eine solch teure und riskante ERP-Einführung keinen Sinn.

Es geht dabei um die konkrete Beantwortung dieser Fragen. Oft steht als Ziel „Synergien schaffen in allen internationalen Werken.“. Das ist schon mal ziemlich gut. Aber was genau bedeutet das und was genau bringt das an Mehrwert und Nutzen?

Es müssen Zahlen, Daten und Fakten ins Spiel gebracht werden. Es geht um die Schaffung einer Vision für das ERP-Projekt. Eine Vision oder auch Zielbild genannt beschreibt genau die Situation nach Erreichen des Go-Live.

Idealerweise setzt man sich mit der Geschäftsleitung zusammen und beamt sich gemeinsam in die Zeit des Go-Live. Jetzt wird genau beschrieben was wie funktioniert. Der Leiter Produktion sagt zum Beispiel: Nach dem Go-Live In 2021 kann ich durch Predictive Maintenance meine Wartungs- und Instandhaltungskosten um 60% reduzieren. Das sind pro Jahr 450 T€, die wir einsparen. Heute haben die Instandhalter das Problem, dass sie nie genau wissen wann eine Maschine ausfällt. Man weiß auch nicht genau was kaputt ist und ob es auf Lager ist oder bestellt werden muss. Manchmal stehen die Maschinen dann tagelang still bis das Ersatzteil eingetroffen ist. Allein der verhinderte Maschinenstillstand kann neben den oben erwähnten Einsparungen bei den Wartungskosten nochmal eine halbe Million oben drauf rechnen. Allein durch diese Funktionalität spare ich pro Jahr rund eine Million € ein. Und das schöne dabei: Meine Instandhalter sind auch zufriedener, da sie ihre Arbeit endlich planen können und nicht ständig im Chaos je nach Maschinenausfall arbeiten müssen“.

Das ist die Vision der ERP-Einführung und gleichzeitig das Zielbild und damit der Kern einer ERP-Strategie. Denn nur mit einem solch klaren Zielbild ist jedem an dem Projekt Beteiligten und späteren User klar, warum wir das machen. Und dieses Warum ist der Sinn und nur dieser verleiht die Motivation zur erfolgreichen Beendigung dieses großen Projektes. Diese Vision hilft, die lange Projektdauer und den Veränderungsprozesse mit den damit aufkommenden Fragen nach der Änderung der Arbeitsweise, nach neuen Job-Rollen und den vielen Überstunden positiv zu beantworten.

Richtig rund wird es, wenn die ERP-Strategie es auf Basis dieses Zielbildes/Vision schafft einen echten Business Case zu rechnen. Mit den Beispiel des Produktionsleiters ist damit schon viel gewonnen. Für alle beteiligten Fachbereiche bzw. End-to-End-Prozesse sollte ein solches Zielbild vorliegen, welches dann durch das Management zu einem Gesamt-Zielbild bzw. einer vollständigen ERP-Vision wird.

Damit haben Sie einen echten Mehrwert und vor allem SINN für das ERP-Projekt geschaffen. Ständige Überlegungen „Wollen wir die Funktion jetzt auch noch nehmen oder wollen wir das nicht besser customizen?“ sind dann passé. Denn es ist sehr klar, was rauskommen soll und dem entsprechend auch was dafür benötigt wird. Das spart viel Zeit und Geld und gibt vor allem Klarheit in den täglich zu treffenden Entscheidungen. Und es schafft Motivation, weil man weiß warum man es macht.

In diesem Sinne grüßt Sie herzlich

Volker Johanning