Für Führungskräfte und insbesondere auch Projektleiter spielt die Teambildung und -entwicklung eine große Rolle. Sie entscheidet über den tatsächlichen Erfolg des Projektes. Die Führung von IT-Spezialisten als sogenannte Wissensarbeiter wurde schon im einem vorherigen Artikel eingehend beleuchtet. Hier geht es nunmehr um die Teambildung in Projekten oder auch in neu gebildeten Abteilungen.

Spannenderweise erfolgt eine solche Teambildung immer nach relativen ähnlichen Mustern, wie der amerikanische Psychologe Bruce Tuckman schon Mitte der 1960er Jahre herausgefunden hat. Die nach ihm genannten „5 Phasen der Teambildung“ zeigen dies sehr deutlich und geben damit allen Team- und Projektleitern einen sehr hilfreichen Leitfaden an die Hand.

Ähnlich der Change- oder Veränderungskurve zeigen die fünf Phasen sehr genau, wo sich das Team in der Entwicklung gerade befindet und was nötig ist, damit die Entwicklung weiter voranschreitet.

Im Folgenden werden die 5 Phasen nach Tuckman wie in der Grafik unten beschrieben und durch eine Leistungseinschätzung des Team sowie die möglichen oder notwendigen Handlungen der Führungskraft oder des Teamleiters dargestellt:

1 – FORMING (die Orientierung- und Findungsphase)

Bei einem Projekt startet diese Phase mit dem offiziellen Kick-Off des Projektes. Alle Projektmitglieder treffen sich und die sogenannte Orientierungs- und Findungsphase (engl.: forming) beginnt. Die einzelnen Projekt- oder Teammitglieder lernen sich kennen und versuchen ein erstes Gruppengefühl aufzubauen. Dieses Kennenlernen birgt Unsicherheiten und daher ist die Stimmung in dieser Phase von vorsichtiger Zurückhaltung geprägt. Es herrscht noch Unklarheit über die Rolle und Position der einzelnen Teammitglieder im Team. Um diese Unklarheit aufzulösen, wird beispielsweise geprüft, wie man sich in dieser Gruppe verhalten soll oder darf, jeder versucht seine eigene Rolle im Team zu finden. Auf der anderen Seite ist die Motivation ist in dieser ersten Phase bei manchem Team-Mitgliedern noch relativ hoch, denn man ist gespannt und freut sich über die neue Aufgabe im Team. Wichtig ist jetzt, dass grundlegende Strukturen und Regeln gemeinsam gefunden und formuliert werden.

Kennzeichen: Diese Phase ist oft von einem eher formellen und vorsichtigen “Abtasten” gekennzeichnet.

Leistung des Teams: noch nicht sehr hoch, weil Ziele und Regeln noch nicht klar sind und die eigene Findung und Platzierung im Team gefunden werden muss und daher im Vordergrund steht.

Aufgabe der Teamleitung:

  • Orientierung und Rahmen geben: Gemeinsame Regeln vereinbaren.
  • Für ein angenehmes Klima sorgen, so dass sich jeder Willkommen fühlt.
  • Den Prozess des Kennenlernens der Teammitglieder untereinander fördern.
  • Jedem Einzelnen die Möglichkeit bieten, seinen eigenen Platz im Team zu finden.
  • Vertrauen innerhalb des Teams aufbauen.
  • Aktive Steuerung des Teams.

2 – STORMING (die Konfliktphase)

Die zweite Phase ist als Konfliktphase oder auch „Nahkampfphase“ definiert und wird nach Tuckman „Storming“ genannt. Nach dem vorsichtigen Abtasten und Kennenlernen in der ersten Phase, kommen jetzt die ersten Konflikte zu Tage. Typische Konfliktsituation drehen sich dabei häufig um Machtverteilung, Prioritäten- und Zielsetzungen. Dabei lassen sich Problemsituationen zwei wesentlichen Arten von Konflikten zuordnen, den Aufgaben- und den Rollenkonflikten. Bei den Aufgabenkonflikten geht es darum, dass ein Team-Mitglied seine Aufgabe nicht so erledigt oder bewältigen kann, wie es einzelne Gruppenmitglieder erwarten. Dies führt schnell zu sehr emotionalen Konflikten. Neben Aufgabenkonflikten gibt es in der Stormingphase auch Rollenkonflikte. Es kann sich beispielsweise herausstellen, dass Vorstellungen einzelner Teammitglieder unvereinbar mit der Realität sind. An dieser Stelle finden erste Versuche statt, das eigene Revier abzustecken. Dabei kann das Aufeinanderstoßen dominanter Charaktere den gesamten Arbeitsprozess eines Teams beeinflussen.

Kennzeichen dieser Phase: Aus Sicht der Führung ist diese zweite Phase schwierig und zuweilen unangenehm, aber auch die wichtigste Phase. Denn wenn die vorhandenen Konflikte in dieser Phase richtig bearbeitet werden, wird das Team später gute Ergebnisse erreichen können.

Leistung des Teams: nimmt deutlich ab und sinkt auf einen Tiefpunkt

Aufgabe der Teamleitung:

  • Konflikte innerhalb der Gruppe nicht unterbinden, sondern zulassen
  • Der Teamleiter schlägt Wege der Konfliktbearbeitung vor und lässt dabei jeden zu Wort kommen
  • Diesbezüglich hat er zum einen die Rolle des Schlichters, wenn er Konfliktpotenzial entschärft, sowie die Rolle des Antreibers, indem er konkrete Ziele vorgibt und den Fokus des Teams auf diese lenkt
  • Es gilt, die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit des Teams zu schaffen. Dies wird möglich, sobald die einzelnen Teammitglieder ihre Rollen und Positionen gefunden haben.
  • Aktive Führung mit kühlem Kopf und viel Einfühlungsvermögen

3 – NORMING (die Regelungsphase)

Man erkennt die Phase 3 daran, dass die Konflikte aus Phase 2 beigelegt werden und ein Miteinander entsteht, so dass sich die Team-Mitglieder mehr am Team orientieren anstatt an sich selbst. Es entstehen neue Regeln der Zusammenarbeit und das ist auch die prägende Überschrift beim Norming: Regelungsphase. Idealerweise entsteht ein gemeinsames Ziel, das die Teilziele der einzelnen Personen aufnimmt.

Rollen und Verhältnisse der einzelnen Teammitglieder kristallisieren sich heraus und die Kooperation steigt wieder an. Dadurch kann sich das Team auch besser den eigentlichen Aufgaben widmen und Leistung erbringen.

Das “Wir”-Gefühl nimmt stark zu. Das führt meist auch zu einer deutlich gesteigerten Motivation, weil jeder seinen Teil zum größeren Ganzen beitragen will und jetzt auch genau weiß, was seine Aufgabe ist.

Kennzeichen dieser Phase: Die Kommunikation des Teams ist zu diesem Zeitpunkt zunehmend aufgabenorientiert und weniger beziehungsorientiert. Es gibt gemeinsame Regeln über die Zusammenarbeit.

Leistung des Teams: zu Anfang noch niedrig, nimmt aber deutlich zu

Aufgabe der Teamleitung:

  • Moderationsfunktion einnehmen
  • Verbindendes betonen.
  • Der Teamleiter berät das Team bei der Einigung auf Regeln des Zusammenarbeitens.
  • Auf Einhaltung der Ziele achten.

4 – PERFORMING (die Leistungsphase)

Die vierte Phase ist die sogenannte Leistungsphase (Performing nach Tuckman) und sie macht ihrem Namen alle Ehre: Denn jetzt ist das Team auf der höchsten Leistungsstufe angekommen. Dies ist nur möglich geworden durch die konstruktiven Auseinandersetzungen aus den beiden vorhergehenden Phasen. Denn man ist jetzt zu einem echten Team geworden, in dem füreinander gearbeitet wird und man sich gegenseitig unterstützt. Der Umgang im Team ist dem entsprechend mittlerweile von gegenseitiger Akzeptanz, von Respekt und Wertschätzung geprägt. Unterschiede zwischen den Teammitgliedern werden nicht mehr für Konflikte genutzt, sondern aktiv für die optimierte Umsetzung von Zielen verwendet. Denn jetzt gilt nicht mehr die Leistung des Einzelnen, sondern das Erreichen von Gruppenzielen.

Kennzeichen dieser Phase: In dieser Phase sind die Ergebnisse des Teams mehr als die Summe ihrer Einzelteile.

Leistung des Teams: nimmt stark zu und pendelt sich auf einer hohen Ebene ein

 Aufgabe der Teamleitung:

  • Führung des Team eher zurückfahren, aber Fokussierung auf Stakeholder außerhalb des Teams und Repräsentation des Teams in Richtung Geschäftsleitung
  • Förderung einzelner Team-Mitglieder (falls nötig)
  • Wiederholte Reflektion und Prüfung der Teamziele
  • Weiterhin Vertrauen in das Team geben

5 – ADJOURNING (die Auflösungsphase)

Insbesondere bei Projekten ist diese letzte Phase nach Tuckman sehr wichtig. Denn jedes Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem klaren Ende. Dieses macht sich daran fest, dass die Projektziele erreicht sind. Die Projektmitglieder gehen zurück in die Linie und in ihr Tagesgeschäft. Aber auch Teams existieren nicht ewig und auch hier ist diese Phase sehr wichtig, um Teamziele abzuschließen oder zumindest professionell übergabefähig zu machen.

Ein wichtiges Merkmal dieser Auflösungsphase ist, dass es oftmals schon einige Zeit vor der Trennung des Teams zu einer Reduzierung der Leistungsfähigkeit kommen kann. Unklarheit über die weiteren Aufgaben nach dem Projekt, manche möchten nicht zurück in ihr altes Tagesgeschäft. Dies sorgt für Ungewissheit, die Motivation im Team oder Projekt sinkt und die Gefahr der Ablenkung von den eigentlichen Zielen ist relativ groß. Hier ist viel Fingerspitzengefühl und vor allem Führung gefragt.

Wenn dann aber die Zielerreichung geschafft ist, dann gilt, sich von der erledigten Aufgabe zu trennen. Zu dem Prozess des Abschieds gehört selbstverständlich auch der Stolz auf die vom Team gelöste Herausforderung oder Aufgabe. Es gilt, sich gebührend zu verabschieden und das Projekt adäquat zu beenden.

Kennzeichen dieser Phase: Ungewissheit wie es mit dem einzelnen Team-Mitglied weitergeht kann zu Motivationsabfällen und damit zu einer Gefahr für die Zielerreichung werden. Viel Führungsgeschick ist hier gefragt.

Leistung des Teams: nimmt ab

Aufgabe der Teamleitung:

  • Jetzt wieder aktive Führung und Steuerung übernehmen, damit die Ziele wirklich erreicht werden und ein krönender Abschluss erfolgen kann
  • Feedback und Reflektion für die Team-Mitglieder anbieten. Potenziale und Zukunftsperspektiven erkennen und mit Linienvorgesetzten besprechen.
  • Gestaltung des Abschieds vom Team und jedem Einzelnen

Zum Abschluss ist es wichtig zu wissen, dass die Phasen auch gleichzeitig und wiederholt auftreten können. So ist es beispielsweise möglich, dass sich Teile eines Teams bereits aus früheren Projekten kennen und deshalb relativ schnell bei der Performingphase ankommen. Andere Teammitglieder befinden sich aber noch in der Formingphase. Gleiches kann passieren, wenn ein neues Mitglied in ein bereits bestehendes Team aufgenommen wird oder auch wenn ein wichtiges Mitglied ausscheidet.

Fazit: Durch die 5 Phasen nach Tuckman wird sehr klar, dass man als Führungskraft für ein Team oder Projekt sehr unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen muss, um die optimale Performance zu erreichen. Die Phasen dienen dabei als Spiegel der aktuellen Situation und zeigen deutlich, wie in dieser Phase zu handeln ist. Es stellt sich damit als ein sehr hilfreiches Führungswerkzeug heraus, welches leicht anwendbar und trotzdem hocheffektiv ist.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen, dass Sie immer schnell erkennen, in welcher Phase Ihr Team sich gerade befindet und was die optimalen Handlungsoptionen in dieser Phase sind, um noch performanter zu werden.

Es grüßt Sie herzlich

Volker Johanning

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