Einige erinnern sich vielleicht noch an die guten, alten EPKs (ereignisgesteuerte Prozessketten) von Prof. Scheer, die nachher im ARIS aufgegangen sind. In den 1990ern und 2000ern hat man auf dieser Basis noch Prozessmanagement und das Re-Engineering dieser Prozesse betrieben.

Es war allerdings schon damals schwer, immer den aktuellen Stand der tatsächlich ablaufenden Prozesse im Prozessdiagramm abzubilden. Ständig änderte sich etwas und man kam einfach nicht hinterher dies ständig im Prozessmodell nachzupflegen. Das Ergebnis: Die Auswirkungen dieser ständigen Prozess-Updates waren oftmals nicht bekannt!

Dies führte dazu, dass aus etablierten Prozess-Standards, die man bewusst aufgrund zum Beispiel Ihrer Einfachheit und Schnelligkeit so eingeführt hatte, schnell Prozesse wurden, von den man gar nicht mehr so genau wusste was da im Hintergrund so alles passiert – oder auch nicht mehr passiert.

Dies machte sich dann beispielsweise in zu spät bezahlten Rechnungen bemerkbar. Ärgerlich ist nicht nur die Tatsache, dass man einen Lieferanten eventuell verprellt hat, sondern vor allem, dass auch Skonto und andere Rabatte nicht automatisch gezogen werden können. Dies ist bei einer Rechnung verkraftbar, aber wenn dies bei vielen Rechnungen passiert ohne dass es offensichtlich auffällt, dann kann dies schnell einige Tausend Euro ausmachen.

Das muss heute nicht mehr so sein. Denn dank des Process Mining kommt man solch schlummernden Prozess-Schwachstellen schnell auf die Schliche!

Process Mining ist im Grunde eine Art Prozessmanagement 2.0 oder vielleicht sogar 4.0 (wer kommt bei der Zählung schon noch genau mit?!). Es geht um die visuelle Darstellung der tatsächlichen Prozessabläufe – und das je nach System sogar in real-time. Dies funktioniert so: Prozesse werden nicht mehr „händisch“ in Prozessmodellierungstools eingepflegt, sondern über Schnittstellen wird das Process-Mining-Tool an alle relevanten ERP- und sonstige Satellitensysteme angebunden und kann direkt erkennen, wie welcher Prozess läuft und zeigt dies übersichtlich am Bildschirm an. Schön ist, dass damit auch Vergleiche möglich werden zwischen den Soll- und den tatsächlichen Ist-Prozessabläufen. Und somit kann schnell erkannt werden, wo der Prozess Schwachstellen hat. Manchmal geht die Process Mining Software sogar so weit, dass Lösungsmöglichkeiten und Prozess-Optimierungen zur Behebung erkannter Schwachstellen aufgezeigt werden können!

Und wenn dann eine der Prozess-Optimierungen durchgeführt wurde, kann die Process Mining Software den Effekt dieser Optimierung aufzeigen. So wird der Mehrwert und Erfolg einer Prozess-Optimierung oftmals sogar in Euro oder eingesparter Zeit sofort angezeigt! Das gibt nicht nur dem Prozessverantwortlichen, sondern auch dem Management einen schnellen Überblick über den Erfolg von Prozess-Re-Engineerings.

Man denke nur an das Dreieck von Absatzplanung, Einkaufsplanung und Produktionsplanung in produzierenden Unternehmen. Wenn hier die Prozesse durch Process Mining so optimiert werden, dass diese drei Eckpfeiler der Planung nahtlos ineinandergreifen, dann kann dies nicht nur die Optimierung der Lieferzeiten für den Kunden bedeuten, sondern auch weniger Ausschuss, bessere Einkaufspreise und damit auch unternehmensintern eine bessere Rendite auf das Produkt und somit eine Steigerung des EBITs.

Process Mining ist daher nicht nur ideal für das ständige Optimieren der Prozesse, sondern vor allem für die Geschäftsführer und CIOs, die vor der Überlegung stehen, wie eine Conversion von SAP ECC 6.0 auf S/4HANA aussehen soll. Nicht nur der Readiness-Check ist wichtig, sondern vor allem die Überlegung, wo Prozess-Optimierungen echten Mehrwert liefern. Und dies ist mit einem Process Mining Tool am schnellsten ausfindig zu machen.

Anbieter solcher Process Mining Tools sind zum Beispiel Celonis, Signavio, ARIS und MPM/Mehrwerk. Allein an der Unternehmensbewertung von Celonis mit über 1 Mrd. Euro als sogenanntes „Einhorn“ sieht man schon, wie wichtig das Thema Process Mining gerade in der stark prozessabhängigen deutschen Industrielandschaft ist.

Schauen Sie bei der Auswahl eines Process Mining Tools nicht nur auf die technischen Möglichkeiten der Software, sondern achten Sie insbesondere auch auf die fachliche Expertise in Ihrer Branche. Denn nur dann werden Sie auch die für Sie wertvollen Prozess-Optimierungen realisieren können.

Wenn Sie Fragen zu Process Mining, den angebotenen Software-Tools und dem wirklichen Mehrwert einer solchen Software haben, sprechen Sie mich gerne an.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Einsatz von Process Mining und viele wertvolle Erkenntnisse und Optimierungen!

Herzlichst,

Ihr Volker Johanning

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