IT-STRATEGIE

Eine erfolgreiche IT-Strategie in 7 Schritten entwickeln

Ein Leitfaden zur Erstellung einer IT-Strategie und IT-Roadmap mit Beispielen für CIOs und IT-Manager

Executive Summary

Was ist eine IT-Strategie?

Eine IT-Strategie beinhaltet die wesentlichen Grundsätze, wie eine IT-Abteilung arbeitet, um die strategischen Ziele des Unternehmens bestmöglich zu unterstützen.

Was sind die Inhalte einer IT-Strategie?

Eine IT-Strategie beinhaltet zunächst die Ist-Analyse der Ausgangssituation (hier IT-Assessment genannt). Auf dieser Basis werden die Strategie und Zukunft der IT Systemlandschaft beschrieben sowie die zukünftige IT Organisation und deren IT Governance. Eine IT-Roadmap bildet das Fundament durch die Darstellung aller notwendigen IT Projekte auf einer Zeitachse zum Erreichen der Unternehmensziele. Last but not least ist die Budgetierung sowie die Investitionsbetrachtung der für die IT-Strategie notwendigen Projekte wesentlicher Bestandteil einer IT-Strategie.

Wie entwickelt man eine IT-Strategie?

Eine IT-Strategie wird auf Basis eines Vorgehensmodelles erarbeitet. In diesem Fall wird eine Methode in 7 Schritten dargestellt. Von der Ist-Analyse in Schritt 1 zur Analyse der Unternehmensstrategie (Schritt 2). Auf diesem Fundament wird die Applikationsstrategie (Schritt 3) sowie die Sourcing-Strategie (Schritt 4) entwickelt. Damit weiß man, wie die IT-Organisation und IT-Governance zukünftig aussehen muss (Schritt 5). Schritt 6 ist die Umsetzung der IT-Strategie in Form einer IT-Roadmap, der Budgetierung und eines IT-Portfolios. Abschließend findet in Schritt 7 der Aufbau eines IT-Strategiecockpits statt, welches die Umsetzung fortlaufend prüft und nachjustiert.

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Ein Beispiel für die Entwicklung einer IT-Strategie in 7 Schritten

Eine Transformation der IT im Unternehmen durchführen

Schritt 0: Die Entwicklung der IT-Strategie als Projekt aufsetzen

Damit die IT-Strategie erfolgreich entwickelt werden kann, müssen einige Vorarbeiten erfolgen. Dazu zählt insbesondere die Aufsetzung eines offiziellen Projektes mit Organigramm, Verantwortlichkeiten, Arbeitspaketen, Scope, Zeitplanung und Budget. Darüber hinaus wird eine Stakeholder-Analyse durchgeführt, die hilft frühzeitig die Chancen und Risiken der IT-Strategie-Entwicklung abzuschätzen.

Die Vorarbeiten im Überblick:

• Ziele der IT-Strategie festlegen und Scope (In-Scope und Out-of-Scope) detailliert definieren
• Aufsetzen eines Projektes „IT-Strategie“
  • Das Strategieteam festlegen
  • Verantwortlichkeiten festlegen
  • Das Projektorganigramm definieren
  • Definition der Arbeitspakete inklusive Aufwandsabschätzung und Zeitplanung
  • Kosten und Budget für das IT-Strategie-Projekt
• Stakeholder-Analyse durchführen
• Meilensteine und Zeithorizont für das IT-Strategie-Projekt festlegen
• Wirtschaftlichkeit und Nutzen/Mehrwert einer IT-Strategie für das Unternehmen definieren (Business Case)

Schritt 1: Ist-Analyse der IT

Die Ist-Analyse der IT bildet das Fundament für die Entwicklung der IT-Strategie. Die folgenden vier Bereiche werden dabei analysiert und bewertet:

1. IT-Prozesse
2. IT-Governance, IT-Organisation und IT-Mitarbeiter
3. Technologie
4. Finanzen

Technologie

• Optimale Kostenstrukturen
• IT-Controlling
• Compliance

Schritt 2: Analyse der Unternehmensstrategie und Ableitung von Herausforderungen für die IT

Die Fragestellungen und Aufgaben für Schritt 2 liegen darin, die Ausgangssituation des Unternehmens zu bestimmen. Auf dieser Basis werden die Herausforderungen für die IT-Abteilung abgeleitet und eine IT-Vision entwickelt. Folgende Schritte sind zu gehen:

• Interne und externe Einflussfaktoren analysieren
  • Unternehmensstrategie
  • Geschäftsprozesse
  • Anforderungen aus den Fachbereichen
• Die IT-Vision entwickeln

Schritt 3: Die IT-Applikationsstrategie

Nach der in Schritt 2 vorgenommenen Ableitung der noch groben Handlungsstränge für die IT aus der Unternehmensstrategie und den Geschäftsprozessen, wird jetzt die Applikationsstrategie erstellt. Dazu werden als Hilfsmittel die schon bekannte Portfolio- und die Lebenszyklustheorie herangezogen. Gemeinsam mit der Unternehmensleitung und den Fachbereichen finden damit Analysen und Bewertungen der aktuellen  Applikationslandschaft statt, die dann zu einem Soll-Applikationsportfolio verdichtet werden.

Ziel dieses dritten Schrittes ist die Darstellung, welche Leistungen und Services die IT anbieten muss, damit sie die Unternehmens- und Fachbereichsziele optimal unterstützt.

Schritt 4: Die Sourcing-Strategie

Neben der generellen Festlegung der Fertigungstiefe für die IT-Organisation, sind bei der Entscheidung für ein Outsourcing drei verschiedene Aspekte zu differenzieren:

• Der Grad der Auslagerung
• Anzahl der Dienstleister/Provider
• Der Standort der Leistungserbringung

Die folgenden Grafiken zeigen Herangehensweisen zur Ermittelung der richtigen Sourcing-Strategie.

Schritt 5: Die IT-Governance und IT-Organisation

Die IT-Organisation unterliegt mannigfaltigen Herausforderungen – sowohl von außen in Form des Marktdrucks und durch die Digitalisierung als auch von innen durch die Fachbereiche und die Geschäftsleitung:

• Durch die in der IT-Branche anhaltend hohe Innovationsgeschwindigkeit entsteht ein ständig hoher Kapitalbedarf in der IT-Organisation, zusätzlich muss Know-how ständig erneuert bzw. hinzugekauft werden
• Die IT-Organisationsformen befinden sich in einem, in kurzen Zyklen und Wellen begriffenen, Wandel (von der strikten Trennung von Demand und Supply hin zu einer integrierten IT und wieder weg davon; Zentralisierung versus Dezentralisierung)
• Die Einbindung der IT in die Unternehmenshierarchie gestaltet sich immer schwieriger (Die Rolle der IT im Unternehmen ist zum Teil unklar bzw. die Verantwortlichkeit für IT in der Unternehmensspitze wird oft mit reinem Fokus auf Finanzen/Kosten durch den CFO oder kaufmännischen Leiter wahrgenommen)
• Es besteht immer öfter ein großer Rollenkonflikt zwischen hoheitlichen Aufgaben der IT und deren Dienstleisterrolle im Unternehmen.
• Nicht zuletzt durch die Digitalisierung ist die Rolle der IT unklarer geworden. Gehört das Thema Digitalisierung zur IT? Entsteht mit einem Chief Digital Officer (CDO) eine Konkurrenz zum CIO? Welche Teile der Digitalisierung übernimmt der CIO?

In diesem Schritt 5 werden diese Fragen ausführlich beleuchtet. Nur eine der IT-Vision angelehnte zukunftsträchtige IT-Organisation kann die Aufgaben der IT-Strategie zuverlässig umsetzen.

Schritt 6: Umsetzung – Die IT-Roadmap, Ermittlung des IT-Budgets und das IT-Projektportfolio

In diesem sechsten Schritt beginnt die Umsetzung der IT-Strategie. Nachdem die Applikationsstrategie festgelegt und entschieden wurde, welche IT-Leistungen intern oder extern durch Provider erbracht werden, wurde die IT-Organisation überprüft, auf neue Beine gestellt und es wurden die dazu passenden Governancestrukturen aufgesetzt.

Jetzt erfolgt die Umsetzung der IT-Strategie in drei Stufen:

1. Erstellung einer Roadmap, die auf Basis des Zeithorizontes von ca. 2–3 Jahren darstellt, welche Projekte in der IT langfristig durchgeführt werden müssen, damit die IT-Strategie umgesetzt werden kann.
2. Ermittlung des notwendigen Budgets und Genehmigung.
3. Hinzu kommt die Erstellung oder Anpassung eines IT-Projektportfolios, damit jederzeit m Rahmen der Umsetzung geprüft werden kann, ob alle Projekte wirtschaftlich sinnvoll sind und den Zielen der IT-Strategie entsprechen.

Schritt 7: Das IT-Strategiecockpit

Das IT-Strategiecockpit ist angelehnt an das Cockpit eines Flugzeuges, in dem auf einem Blick visuell alle wesentlichen Details zur Steuerung des Flugzeugs ablesbar und anpassbar sind. Ein solches Cockpit braucht nicht nur der Pilot, sondern auch der IT-Verantwortliche zur Steuerung der IT-Organisation.

Auf Basis von OKRs (Objectives and Key Results) werden die Ziele der IT-Strategie festgehalten und mit klaren „Key Results“ versehen. Damit ist eine ständige, rollierende Umsetzung und auch Anpassung bzw. Feinjustierung der IT-Strategie möglich.

„Server, Notebooks und PCs, auch das Netzwerk sind Gebrauchsgegenstände geworden, die keinen Wettbewerbsvorteil mehr ermöglichen, schreibt Johanning im Vorwort zu seinem jüngsten Buch. Es komme darauf an, die Fülle an Informationen, die mit diesen Techniken erzeugt und gesammelt werde, so zu verarbeiten und zu analysieren, dass daraus ein Wettbewerbsvorteil entstehe.

Es gelte, die IT Schritt für Schritt zu einem wichtigen Teil des „unternehmerischen Erfolgsmotors“ zu machen, sagt der Unternehmensberater und Buchautor. Wie das im Einzelnen funktionieren kann, legt er in seinem Buch dar.“

CIO, Online-Ausgabe vom 1.10.2018

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